TIETOSUOJASELOSTE

1 YLEISTÄ

Tässä selosteessa kuvataan, miten asiakastietoja käsitellään Apartments Borg Oy:n toiminnassa. Seloste on myös EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämä informointidokumentti Apartments Borg Oy:n asiakasrekisteristä.

Tämä seloste koskee vain Apartments Borg Oy:n toteuttamaa henkilötietojen käsittelyä, ei sellaisten kolmansien osapuolten toteuttamaa tietojen käsittelyä, joille Apartments Borg Oy luovuttaa henkilötietoja liiketoimintansa yhteydessä.

Apartments Borg Oy:llä ei ole kontrollia tällaisten itsenäisten rekisterinpitäjien toimiin, ja siksi rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan myös tällaisten kolmansien tahojen henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin. Lisätietoja näistä kolmansista osapuolista on annettu tässä selosteessa.

2 REKISTERINPITÄJÄ

Apartments Borg Oy

Y-tunnus: 2839685-2

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:

Sirpa Salopää

Toimitusjohtaja

Apartments Borg Oy

Huhtalantie 3, 28130 Pori

apartments.borg@gmail.com

Rekisterin nimi

Apartments Borg Oy:n asiakasrekisteri (jäljempänä ”Asiakasrekisteri”).

3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE /

MIKSI KERÄÄMME TIETOJANNE?

3.1 Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

3.2 Henkilötietojen keräämisen tarkoitus

 Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän

• sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. majoituspalveluiden vuokraaja, majoitukseen liittyvien lisäpalveluiden ostaja) kanssa

Tässä kohdassa mainituista henkilöistä käytetään tässä selosteessa nimitystä Asiakas.

3.3 Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä

Mikäli rekisterinpitäjä ei saa kohdissa 3.2 tarkoitettuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka

ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asiakkaan kanssa.

3.4 Tietojen käyttötarkoitus

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:

• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
• laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
• mainonnan kohdentaminen
• palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
• asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
• palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,
• rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä
• muut vastaavat käyttötarkoitukset

4 ASIAKASREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ /

MITÄ TIETOJA KERÄÄMME?

Asiakasrekisterissämme ja sen liitteissä käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• Asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli
• omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, majoitus- tai kauppasopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, majoituksen ja lisäpalveluiden hintatiedot, sekä muut vastaavat tiedot
• lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• palvelujen muut tapahtumatiedot
• reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
• mielenkiinnon kohteet ja muut asiakkaan itse antamat tiedot

Asiakasyhteystietolistauksessa käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraavia asiakkaaseen liittyviä tietoja:

• Nimi, osoite
• yhteydenoton tarkoitus
• tiedot asiakkaan kontaktoinnista ja kontaktoinnin ajankohdasta sekä jatkotoimenpiteet

5 TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Asiakastietoja säilytetään Apartments Borg Oy:n rekisterissä kahden (2) vuoden ajan.

Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET /

MISTÄ TIETOJA KERÄTÄÄN?

Asiakkaan / varauksen tehneen henkilöllisyys tarkistetaan hänen saapuessaan majoituspaikkaan. Samassa yhteydessä täytetään majoitussopimus. Henkilötietoja kerätään myös rekisterinpitäjän palveluita

muutoin käytettäessä tai muutoin suoraan asiakkaalta esimerkiksi rekisterinpitäjän internetsivuston

yhteydenottolomakkeilta sekä asiakastyytyväisyyskyselyistä ja arvonnoista.

Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä tai lähteistä.

7 TIETOJEN LUOVUTUS / MIHIN TIETOJA VOIDAAN ANTAA?

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille, kaupanteon yhteydessä asianomaisille sopimusosapuolille.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim. markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat sekä majoituspalveluiden vuokraus-ilmoitusportaaleja ylläpitävät tahot.

Taloushallinnon järjestelmä Festum Accounting Oy.

8 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET /

MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOJANNE?

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

9 ASIAKKAAN OIKEUDET /

MITEN VOIN TOIMIA VARMISTAAKSENI KÄSITTELYN

LAINMUKAISUUDEN?

9.1 Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse. Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

9.2 Virheellisen tiedon oikaiseminen

Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

9.3 Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen

Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin.

9.4 Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

9.5 Menettely oikeuksien käyttämisessä

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.

9.6. Erimielisyydet

Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.

10 PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.